SISTEM INFORMASI MANAGEMENT APPROACH

A.     PROBLEM SOLVING (PEMECAHAN MASALAH)

Ada beberapa pendapat  akan problem solving atau sering disebut sebagai pemecahan masalah. Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya.

Masalah merupakan suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar biasa . Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberikan respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya . Oleh karena itu masalah penting untuk dipecahkan.

Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi/ aksi yang diyakini manajer akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satunya kunci pemecahan masalah adalah mengidentifikasikan berbagai alternatif keputusan.

 (Hunsaker, 2005) Pemecahan masalah (problem solving) didefinisikan sebagai suatu proses penghilangan perbedaan atau ketidaksesuaian yang terjadi antara hasil yang diperoleh dan hasil hasil yang diinginkan.

(Mu’Qodin, 2002 ) mengatakan bahwa problem solving adalah merupakan suatu keterampilan yang meliputi kemampuan untuk mencari informasi, menganalisa situasi, mengidentifikasi masalah dengan tujuan untuk menghasilkan alternatif tindakan, kemudian mempertimbangkan alternatif tersebut sehubungan dengan hasil yang dicapai dan pada akhirnya melaksanakan rencana dengan melakukan suatu tindakan yang tepat.

Berdasarkan dari beberapa definisi problem solving yang dikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa problem solving merupakan suatu keterampilan yang meliputi kemampuan untuk mencari informasi, menganalisa situasi dan mengidentifikasi masalah dengan tujuan untuk menghasilkan alternatif sehingga dapat mengambil suatu tindakan keputusan untuk mencapai sasaran.

B.           PENDEKATAN SISTEM

Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorang professor filosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dalam bukunya 1910 diidentifikasi ada 3 seri penilaian dalam memecahkan suatu kontroversi yang memadai :

1) Mengenali kontroversi.

2) Menimbang klaim alternatif.

3) Membentuk penilaian.

Pendekatan Sistem

Merupakan Serangkaian langkah-langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa masalah dipahami, solusi alternative dipertimbangkan dan solusi yang dipilih bekerja.

C.              TAHAP-TAHAP DALAM PENDEKATAN SISTEM

Memecahkan Persoalan (Problem Solving), ada beberapa bentuk dalam problem solving menurut Chang, D’Zurilla dan Sanna (2004), yaitu :

a) Rational Problem Solving

Sebuah bentuk problem solving yang konstruktif yang didefinisikan seperti rasional, berunding dan aplikasi yang sistematik dalam kemampuan menyelesaikan masalah. Model ini terdiri dari 4 tahapan, yaitu :

1)      Identifikasi Masalah

Problem solver mencoba mengelompokkan dan mengerti masalah yang dihadapi  dengan mengumpulkan banyak spesifikasi dan fakta konkrit tentang kemungkinan masalah, mengidentifikasi permintaan, rintangan dan tujuan yang realistik dalam menyelesaikan masalah.

2)      Mencari Solusi Alternatif

Fokus pada tujuan untuk menyelesaikan masalah tersebut dan mencoba untuk mengidentifikasi banyak solusi yang memungkinkan termasuk yang konvensional.

3)      Mengambil Keputusan

Problem solvers mengantisipasi terhadap keputusannya dalam solusi yang berbeda, mempertimbangkan, membandingkan dan kemudian memilih yang terbaik atau solusi yang efektif yang paling berpotensial.

4)      Mengimplementasi Solusi dan Pembuktian

Seseorang harus berhati-hati dalam menerima dan mengevaluasi solusi yang menjadi pilihan setelah mencoba untuk melaksanakan solusi tersebut kedalam situasi masalah dalam kehidupan nyata.

b). Mengabaikan Kata Hati

Ini adalah salah satu pola karakteristik penyelesaian masalah yang difungsional dalam usaha aktif yang digunakan dalam strategi menyelesaikan masalah dan tekhniknya, tetapi usaha ini menyempit, implosif, berhati-hati, sangat cepat, dan tidak lengkap.

c) Bentuk Menghindari Masalah

Bentuk ini adalah salah satu karakteristik penyelesaian masalah yang disfungsional berupa penundaan, pasif atau tidak melakukan apapun dan ketergantungan.

Tahap dan Langkah Pendekatan Sistem

Tahap I (Usaha Persiapan)

Mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah = menyediakan orientasi sistem.

Adapun  Langkah-langkah yang harus ditempuh :

1.      Memandang perusahaan sebagai suatu sistem = menggunakan model sistem umum perusahaan.

2.      Mengenali sistem lingkungan = menempatkan perusahaan sebagai suatu sistem dalam lingkungannya.

3.      Mengidentifikasi subsistem perusahaan = subsistem sebagai bentuk area-area fungsional, tingkat-tingkat manajemen sebagai subsitem, arus sumber daya sebagai dasar membagi perusahaan menjadi subsistem.

Tahap II (Usaha Definisi)

Identifikasi masalah : Suatu masalah ada atau akan ada.

Pemahaman masalah : mempelajari untuk mencari solusi

Pemicu masalah : sinyal umpan balik yang menunjukkan hal-hal lebih baik atau buruk. Langkah :

4.      Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem : Tiap tingkatan manajemen adalah suatu subsistem.

Yang dilakukan oleh seorang manajer : mempelajari posisi sistem dihubungkan dengan lingkungan, menganalisis sistem menurut subsistem-subsistem.

5.      Menganalisis bagian sistem dalam urutan tertentu. Pada saat mempelajari tiap tingkat system, elemen-elemen sistem dianalisis secara berurutan :

a.    Mengevalusai standar : Standar harus sah, realistic, dimengerti, terukur.

b.   Membandingkan output sistem dengan standar

c.    Mengevaluasi Manajemen

d.   Mengevaluasi pemrosesan Informasi

e.    Mengevaluasi input dan sumber daya input

f.     Mengevaluasi proses tranformasi

g.    Mengevaluasi sumber daya output

Tahap III (Usaha Solusi)

6.      Mengidentifikasi solusi alternative

Manajer harus mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk memecahkan permasalahan yang sama. Contoh : computer tidak dapat menangani volume aktifitas kegiatan perusahaan, alternatifnya : menambah computer, mengganti computer, mengganti dengan jaringan computer.

7.      Mengevaluasi solusi alternative : mempertimbangkan kerugian dan keuntungan dari setiap alternative

8.      Memilih solusi terbaik : mengambil satu alternative

9.      Menerapkan solusi terbaik

10.  Membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu efektif.

Manajer harus memastikan solusi mencapai kinerja yang direncanakan.

D.                FAKTOR PERSONAL YANG MEMPENGARUHI PROBLEM SOLVING

Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam memecahkan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.

Ø      Merasakan masalah :

Ada tiga kategori dasar dalam gaya merasakan masalah (problemsensing style), yaitu :

1.      Menghindri  masalah (problem avoider), mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja.

2.      Pemecah masalah (problem  solver), manajer ini tidak mencari dan tidak menghalangi masalah.

3.      Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.

Ø      Mengumpulkan informasi :

Gaya mengumpulkan informasi ada dua :

1.      Gaya teratur (preceptive styles), manajer jenis ini mengikuti man agement by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.

2.      Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.

Ø      Menggunakan informasi :

Manajer juga cenderung menggunakan salah satu dari dua gaya menggunakan informasi, yaitu :

1.      Gaya sistematik (systematic style). Manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan , misalnya pendekatan sistem.

2.      Gaya intuitif (intuitive style). Manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

Menurut Rakhmat (2007) terdapat 4 faktor yang mempengaruhi proses dalam problem solving yaitu motivasi, kepercayaan dan sikap yang salah, kebiasaan dan emosi.

a.       Motivasi

Motivasi yang rendah akan mengalihkan perhatian, sedangkan motivasi yang tinggi akan membatasi fleksibilitas.

b.       Kepercayaan dan Sikap yang Salah

Asumsi yang salah dapat menyesatkan kita. Bila kita percaya bahwa kebahagiaan dapat diperoleh dengan kekayaan material, kita akan mengalami kesulitan ketika memecahkan penderitaan batin kita. Kerangka rujukan yang tidak cermat menghambat efektifitas pemecahan masalah.

c.       Kebiasaan

Kecenderungan untuk mempertahankan pola pikir tertentu atau melihat masalah hanya dari satu sisi saja, atau kepercayaan yang berlebihan dan tanpa kritis pada pendapat otoritas menghambat pemecahan masalah yang efisien. Ini menimbulkan pemikiran yang kaku ( rigid mental set ), lawan dari pemikiran yang fleksibel( flexible mental set )

d.                d.   Emosi

Dalam menghadapi berbagai situasi, kita tanpa sadar terlibat secara emosional. Emosi ini mewarnai cara berpikir kita sebagai manusia yang utuh, kita tidak dapat mengesampingkan emosi. Tetapi bila emosi itu sudah mencapai intensitasnya.